Am 30. Juni 2025 organisiert die Universität Stuttgart ihre Teilnahme am Christopher Street Day (CSD). Die Universitätsverwaltung hat dabei ein Kontaktformular eingerichtet, das eine einfache und effiziente Kommunikation zwischen den Interessierten ermöglicht. Laut uni-stuttgart.de dient dieses Formular nicht nur der Kontaktaufnahme, sondern erfasst auch Datum und Uhrzeit der Anfrage. Dies soll den Teilnehmenden die Möglichkeit bieten, direkt ohne die Nutzung eines E-Mail-Programms in Kontakt zu treten.
Die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung der über das Kontaktformular erfassten Daten ist gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie Artikel 6 Absatz 3 DS-GVO und dem § 4 Landesdatenschutzgesetz gegeben. Die gesammelten Informationen werden vertraulich behandelt und die Teilnehmer haben die Möglichkeit, sich einer optionalen WhatsApp-Gruppe anzuschließen. Niemand wird jedoch ohne ausdrückliches Einverständnis in diese Gruppe hinzugefügt.
Datenschutz und Verantwortlichkeiten
Die Verantwortung für den Datenschutz liegt laut datenschutz-praxis.de beim „Verantwortlichen“, der gemäß Artikel 4 der DSGVO für die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet. Es ist wichtig zu beachten, dass die Verantwortung nicht beim Datenschutzbeauftragten liegt, sondern bei dieser Person oder Stelle. Im Fall von Verstößen gegen die DSGVO können Sanktionen sowohl den Verantwortlichen als auch den Auftragsverarbeiter betreffen.
Zur Sicherstellung der Datenschutzkonformität müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt werden. Dazu zählen unter anderem die Verschlüsselung von Daten, Zugangskontrollen und Sicherheitsüberprüfungen, wie in den Bestimmungen der DSGVO dargelegt. Diese Maßnahmen sollen sicherstellen, dass die Rechte der betroffenen Personen gewahrt bleiben, und der Verantwortliche muss laut portal-datenschutz.de auch Prozesse für Anfragen bezüglich Auskunft, Berichtigung oder Löschung der Daten einrichten.
Dauer der Datenspeicherung und Beteiligung der Teilnehmenden
Die über das Kontaktformular gesammelten Daten werden maximal ein Jahr nach Eingang der E-Mail gespeichert, danach werden sie gelöscht. Die Teilnehmer können auch pseudonyme Angaben machen, was jedoch in bestimmten Fällen die Bearbeitung ihrer Anfrage beeinflussen kann.
Die Anmeldung zur CSD-Veranstaltung wird an den Verantwortlichen der Universität weitergeleitet, der für die Planung der Teilnahme zuständig ist. Es ist zu beachten, dass die Nutzung des Kontaktformulars freiwillig ist. Alternativen zur Kontaktaufnahme stehen ebenfalls zur Verfügung, darunter Fax, E-Mail, Telefon und persönliche oder postalische Kontaktmöglichkeiten.
Abschließend ist hervorzuheben, dass die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch für die Wahrung des Vertrauens der Teilnehmenden von zentraler Bedeutung ist. Die Universität Stuttgart hat ihre Datenschutzerklärung entsprechend angepasst, um Transparenz hinsichtlich der Datenverarbeitung zu gewährleisten. Derartige Maßnahmen sind nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein Schritt in Richtung einer verantwortungsvollen und vertrauensvollen Kommunikation mit der Gemeinschaft.
