Mit der Einführung der TUM Trust Center Plattform hat die Technische Universität München (TUM) einen bedeutenden Schritt in Richtung digitaler Verwaltungsvorgänge unternommen. Ab sofort stehen diese digitalen Dienste allen Mitarbeitenden und Studierenden der Universität zur Verfügung. Die Plattform revolutioniert die Art und Weise, wie offizielle Dokumente wie Studienabschlussbescheinigungen und Kurszertifikate verwaltet werden.
Früher musste das Graduation Office and Academic Records jedes Semester rund 7.000 Bescheinigungen drucken, unterschreiben und per Post versenden. Dank des neuen Systems werden diese Dokumente nun mit einem elektronischen Siegel versehen und stehen online zur Verfügung. Laut TUM berichtet hat das Team damit bereits über eine halbe Million Dokumente automatisch gesiegelt und dabei zahlreiche Arbeitsstunden eingespart.
Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen
Die Einführung der TUM Trust Center App hat das Ziel, administrative Prozesse zu optimieren und zu beschleunigen. Die herkömmlichen papierbasierten Verfahren beinhalteten mehrere Schritte: Drucken, unterschreiben, verteilen, verifizieren und kopieren. Diese Vorgehensweise führte oft zu Verzögerungen von Wochen, da zahlreiche Unterschriften eingeholt werden mussten. Die App ermöglicht es den Nutzern, Dokumente sicher und rechtlich verbindlich zu empfangen, zu verifizieren, zu signieren und zu verteilen.
Zusätzlich sind mehrere moderne Sicherheitsmaßnahmen in die Plattform integriert, darunter RFID-basierte Authentifizierung und Multi-Faktor-Authentifizierung. Dies sorgt für einen robusten Schutz von sensiblen Daten. Die Lösung ist nicht nur kosteneffizient, sondern vermeidet auch die Verarbeitung von Daten auf US-Servern, was ein weiterer entscheidender Vorteil ist.
Rechtliche Rahmenbedingungen und Entwicklungen
Die elektronische Signatur hat sich in den letzten Jahren erheblich fortentwickelt. Die rechtlichen Rahmenbedingungen und Sicherheitsinfrastrukturen wurden schrittweise geschaffen, um die Nutzung in verschiedenen Geschäftsbereichen zu erleichtern. Die Verordnung (EU) Nr. 910/2014, bekannt als eIDAS-Verordnung, trat 2014 in Kraft und ist seit dem 1. Juli 2016 vollständig anwendbar. Diese Verordnung zielt auf die technische und rechtliche Harmonisierung im Bereich elektronischer Signaturen, Siegel und Zeitstempel ab.
Die Bundesregierung fördert mithilfe der eCard-Strategie die Authentifizierung und die qualifizierte elektronische Signatur durch Chipkarten. Mit der steigenden Nutzung elektronischer Signaturen könnte der elektronische Geschäftsverkehr, insbesondere im E-Government und E-Business, erheblich gefördert werden. Solche Entwicklungen tragen zur Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit sowie zur Modernisierung der deutschen Wirtschaft und der öffentlichen Verwaltung bei.
Das erfolgreiche Einführen dieser Technologien erfordert jedoch ein interdisziplinäres Verständnis juristischer, mathematischer und technischer Aspekte. Informationen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen für Techniker sowie der aktuelle Stand der technischen Forschung für Juristen und Betriebswirte sind inzwischen verfügbar. In einer Veröffentlichung des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik werden exemplarische Anwendungen in der Praxis aufgezeigt.
