Eine ausgeklügelte Kooperation kann Wunder wirken, vor allem wenn es um die Optimierung administrativer Prozesse geht. So auch beim Projekt „Mit leichtem Gepäck“ an der Technischen Universität (TU) Braunschweig, dessen Abschluss-Event Anfang Dezember 2025 stattfand. Über 50 Mitglieder der Universität sind in den vergangenen sieben Monaten in neun interdisziplinären Teams zusammengekommen, um die internen Abläufe zu verbessern. TU-Präsidentin Prof. Angela Ittel und Vizepräsident Dietmar Smyrek hießen die engagierten Teilnehmer bei dieser Präsentation willkommen, die auch das Ergebnis intensiver Arbeit widerspiegelt.

Die Projektidee reifte während einer Kanzlerjahrestagung. Das Ziel war klar: die internen Verwaltungsprozesse nicht nur zu vereinfachen, sondern auch effizienter zu gestalten. Dieses Unterfangen stellte sich als komplex heraus, bietet jedoch auch die Chance auf spürbare Verbesserungen.

Innovationen durch Co-Kreation

Das Prinzip der Co-Kreation war die treibende Kraft hinter dem Projekt. Die Teams arbeiteten zusammen, um Lösungen für spezifische Schwerpunkte zu entwickeln. Beim Zwischenevent im Oktober 2025 wurden beeindruckende 22 Prototypen vorgestellt. Jeder dieser Prototypen zielt darauf ab, die Verwaltung transparenter und funktionaler zu gestalten und gleichzeitig herauszufinden, welche Ideen nicht umsetzbar sind.

Zu den Beispielen, die aus der Zusammenarbeit hervorgingen, gehört:

  • Zentrale Beschaffung/Warenhaus: Hier wurde ein digitaler Marktplatz getestet, der die Beschaffungsprozesse vereinfachte. Die Ergebnisse zeigten eine deutliche Steigerung der Effizienz und klare Zeiteinsparungen.
  • Personalgewinnung und Einstellungsprozesse: Durch die Entwicklung von Hilfestellungen, wie etwa einem Ablaufdiagramm, konnten die Rückfragen in der Personalabteilung erheblich reduziert werden.
  • Unterstützung statt Kontrolle: Dieses Konzept förderte das Verständnis zwischen den Abteilungen, indem Hospitationen getestet wurden. Das Ergebnis war ein stärkeres Wir-Gefühl und eine verbesserte Zusammenarbeit.

Aber wie gelingt es, solche Innovationen in der Verwaltung durchzusetzen? Diese Herausforderung bleibt nicht ohne Hürden. Mikropolitische Interessen, gewachsene Strukturen und eine natürliche Abwehr von Risiken erschweren oft den Fortschritt. Das ist eine der Erkenntnisse, die die Metaplan Gesellschaft für Verwaltungsinnovation berücksichtigt, die gegründet wurde, um die speziellen Bedürfnisse von Verwaltungen in Veränderungsprozessen in den Fokus zu rücken. Ihre Arbeit umfasst Forschung, Beratung und Weiterbildung zu Verwaltungsinnovationen, was für eine funktionierende Demokratie unerlässlich ist, wie sie metaplan.com betont.

Ausblick und Auswertung

Die Prototypen des Projekts „Mit leichtem Gepäck“ werden nun final gesichtet und für die Umsetzung vorbereitet. Empfohlen wird, die Ergebnisse im Januar 2026 im Senat zu präsentieren, um weitere Schritte auf den Weg zu bringen. Einige Teilnehmer des Projekts gaben an, sich eine längere Testphase und eine frühere Einbeziehung externer Gäste zu wünschen, um den Innovationsprozess weiter voranzutreiben.

Im Frühsommer 2026 wird sich das Team erneut treffen, um den Fortschritt zu überprüfen und die nächsten Schritte zu besprechen. Die Bedeutung von weichen Faktoren, wie Miteinander, Verbundenheit und Effizienz, wurde klar als ein Mehrwert des Projekts hervorgehoben, der weit über die betrachteten Prototypen hinausgeht.