Vereinfachung der Verwaltungsprozesse: So revolutioniert die TU Braunschweig!

Vereinfachung der Verwaltungsprozesse: So revolutioniert die TU Braunschweig!

Das Projekt „Mit leichtem Gepäck“ an der Technischen Universität Braunschweig hat sich zum Ziel gesetzt, die internen Prozesse der Hochschule zu erleichtern. Unter der Leitung von Dietmar Smyrek, dem Vizepräsidenten für Personal, Finanzen und Hochschulbau, startete das Projekt im Mai 2023 mit einem interdisziplinären Team von rund 50 Mitarbeitenden aus verschiedenen Bereichen wie Verwaltung, Wissenschaft und Wissenschaftsmanagement. Das Hauptaugenmerk liegt auf der Vereinfachung administrativer Abläufe, um die Hochschulorganisation zukunftsorientiert zu transformieren.

Die Initiative steht im Einklang mit den strategischen Zielen des Präsidiums und wird durch das Niedersächsische Ministerium für Wissenschaft und Kultur gefördert. Das Projekt ist als ein sechswöchiges Transformationsvorhaben konzipiert, das den Teamgeist und die Offenheit für Veränderungen in den Vordergrund stellt. Im Rahmen der ersten Phase, „Verstehen & Einordnen“, analysieren die Teams die internen Abläufe aus der Perspektive der Nutzerinnen und Nutzer. Es gilt, Bedarfe sichtbar zu machen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Interaktive Beteiligungsformate fördern den Dialog

Um einen fruchtbaren Austausch zwischen den verschiedenen Akteuren zu ermöglichen, werden interaktive Formate, wie die sogenannten „Machbarkeitsspaziergänge“ mit Dietmar Smyrek, genutzt. Diese sollen das Miteinander stärken und den Dialog unterstützen. Die Projektkoordination liegt in den Händen von Dr. Madita Olvermann und Sarah Zerwas M. A., die auch die Prozessbegleiterinnen sind und die Teams während der unterschiedlichen Phasen betreuen.

Das Projekt umfasst neun Teams, die jeder für sich Herausforderungen identifizieren und angehen. So widmet sich beispielsweise das Team „Kreative, digitale Zwischenlösungen“ der Sichtbarmachung und der pragmatischen Nutzung von digitalen Tools. Ein weiteres Team, „New Work“, beschäftigt sich mit der Gestaltung von Räumlichkeiten, um neue Arbeitsformen zu fördern. Ein weiterer Fokus liegt auf dem Team „Unterstützung statt Kontrolle“, das ein unterstützendes Umfeld schaffen möchte, um den Dialog zu fördern.

Von der Analyse zur Umsetzung

Mit einer klaren Zielsetzung verfolgt das Projekt die Entwicklung konkreter Lösungen zur Verbesserung der Abläufe im Hochschulalltag. Die nächste Etappe, „Lernen und Entwerfen“, steht nach der Sommerpause an. Hierbei sollen die gesammelten Ideen zusammengeführt, bewertet und in Prototypen überführt werden, die dann in einer Zwischenevent Mitte Oktober vorgestellt werden. Das gesamte Vorhaben läuft bis Dezember 2025 und wird als „Expedition“ zur Neubewertung vertrauter Prozesse wie Vertragsprüfungen und Personalgewinnung beschrieben.

Das Projekt betont die Wichtigkeit von Ko-Kreation, also gemeinsames Gestalten, und bietet eine Plattform zur Zusammenarbeit, die nicht nur auf Sichtbarkeit und Prozessoptimierung abzielt, sondern auch eine nachhaltige Changemaker-Kultur fördern möchte. Damit wird ein spiritueller Wandel in der Haltung zur Prozessgestaltung angestrebt, der es der TU Braunschweig ermöglichen soll, die Ressourcen optimal zu nutzen und ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen. Weitere Informationen sind auf den Seiten der Universität zu finden, die regelmäßig über den Fortschritt des Projekts berichten.