تبسيط العمليات الإدارية: هكذا تُحدث ثورة جامعة TU Braunschweig!

تبسيط العمليات الإدارية: هكذا تُحدث ثورة جامعة TU Braunschweig!

يهدف مشروع "Luggage Light" في جامعة براونشفايغ التقنية إلى تسهيل العمليات الداخلية للجامعة. تحت قيادة ديتمار سميريك، نائب الرئيس للموارد البشرية والمالية وبناء الجامعات، بدأ المشروع في مايو 2023 بفريق متعدد التخصصات يضم حوالي 50 موظفًا من مجالات مختلفة مثل الإدارة والعلوم وإدارة العلوم. وينصب التركيز الرئيسي على تبسيط العمليات الإدارية من أجل تحويل تنظيم الجامعة بطريقة موجهة نحو المستقبل.

وتتماشى هذه المبادرة مع الأهداف الإستراتيجية لهيئة الرئاسة وتدعمها وزارة العلوم والثقافة في ولاية ساكسونيا السفلى. تم تصميم المشروع كمشروع تحويل مدته ستة أسابيع يركز على روح الفريق والانفتاح على التغيير. كجزء من المرحلة الأولى، "الفهم والتصنيف"، تقوم الفرق بتحليل العمليات الداخلية من وجهة نظر المستخدم. من المهم جعل الاحتياجات مرئية وتحديد فرص التحسين.

تعمل أشكال المشاركة التفاعلية على تعزيز الحوار

ومن أجل تمكين التبادل المثمر بين مختلف الجهات الفاعلة، يتم استخدام أشكال تفاعلية، مثل ما يسمى "جولات الجدوى" مع ديتمار سميريك. وتهدف هذه إلى تعزيز التعاون ودعم الحوار. يقع تنسيق المشروع على عاتق الدكتورة ماديتا أولفيرمان وسارة زيرواس م. أ.، وهما أيضًا ميسرا العملية ويدعمان الفرق خلال المراحل المختلفة.

يتضمن المشروع تسعة فرق، يقوم كل منها بتحديد التحديات ومعالجتها بشكل فردي. على سبيل المثال، يكرس فريق "الحلول المؤقتة الرقمية الإبداعية" جهوده لجعل الأدوات الرقمية مرئية واستخدامها بشكل عملي. ويتعامل فريق آخر، "العمل الجديد"، مع تصميم المساحات لترويج أشكال جديدة من العمل. وهناك تركيز آخر على فريق “الدعم وليس السيطرة” الذي يهدف إلى خلق بيئة داعمة لتعزيز الحوار.

من التحليل إلى التنفيذ

وبهدف واضح، يسعى المشروع إلى تطوير حلول ملموسة لتحسين العمليات في الحياة الجامعية اليومية. المرحلة التالية، "التعلم والتصميم"، تتم بعد العطلة الصيفية. سيتم جمع الأفكار التي تم جمعها وتقييمها وتحويلها إلى نماذج أولية، والتي سيتم بعد ذلك تقديمها في حدث مؤقت في منتصف أكتوبر. ويستمر المشروع بأكمله حتى ديسمبر 2025، ويوصف بأنه "رحلة استكشافية" لإعادة تقييم العمليات المألوفة مثل مراجعة العقود وتوظيف الموظفين.

يؤكد المشروع على أهمية الإبداع المشترك، أي التصميم المشترك، ويوفر منصة للتعاون لا تهدف فقط إلى الرؤية وتحسين العملية، ولكنها تهدف أيضًا إلى تعزيز ثقافة صانع التغيير المستدام. الهدف هو تحقيق تغيير روحي في الموقف تجاه تصميم العملية، والذي ينبغي أن يمكّن جامعة TU Braunschweig من الاستخدام الأمثل للموارد وخلق بيئة عمل إيجابية. يمكن العثور على مزيد من المعلومات على موقع الجامعة، الذي يقدم تقارير منتظمة عن التقدم المحرز في المشروع.