Forenkling af administrative processer: Sådan revolutionerer TU Braunschweig!

Forenkling af administrative processer: Sådan revolutionerer TU Braunschweig!

Projektet "Luggage Light" på det tekniske universitet i Braunschweig har til formål at gøre universitetets interne processer lettere. Under ledelse af Dietmar Smyrek, Vice President for Human Resources, Finance and University Construction, startede projektet i maj 2023 med et tværfagligt team på omkring 50 medarbejdere fra forskellige områder såsom administration, science og science management. Hovedfokus er på at forenkle administrative processer med henblik på at transformere universitetsorganisationen på en fremtidsorienteret måde.

Initiativet er i tråd med præsidiets strategiske mål og støttes af det Niedersachsiske Ministerium for Videnskab og Kultur. Projektet er designet som et seks ugers transformationsprojekt, der fokuserer på holdånd og åbenhed over for forandring. Som en del af den første fase, "Forståelse & Klassificering", analyserer teamene de interne processer fra brugerens perspektiv. Det er vigtigt at synliggøre behov og identificere muligheder for forbedringer.

Interaktive deltagelsesformater fremmer dialog

For at muliggøre en frugtbar udveksling mellem de forskellige aktører, anvendes interaktive formater, såsom de såkaldte ”feasibility walks” med Dietmar Smyrek. Disse har til formål at styrke samarbejdet og understøtte dialogen. Projektkoordineringen er i hænderne på Dr. Madita Olvermann og Sarah Zerwas M. A., som også er procesfacilitatorer og støtter teamene i de forskellige faser.

Projektet omfatter ni teams, som hver især identificerer og adresserer udfordringer. For eksempel er teamet "Kreative, digitale interimløsninger" dedikeret til at synliggøre digitale værktøjer og bruge dem pragmatisk. Et andet team, "New Work", beskæftiger sig med design af rum for at fremme nye arbejdsformer. Et andet fokus er på "Support not Control"-teamet, som har til formål at skabe et støttende miljø for at fremme dialog.

Fra analyse til implementering

Med en klar målsætning forfølger projektet udvikling af konkrete løsninger til at forbedre processer i hverdagen på universitetet. Næste etape, "Learning and Designing", finder sted efter sommerferien. De indsamlede ideer vil blive samlet, evalueret og konverteret til prototyper, som derefter præsenteres ved et interimsarrangement i midten af ​​oktober. Hele projektet løber frem til december 2025 og beskrives som en "ekspedition" for at revurdere velkendte processer som kontraktgennemgang og personalerekruttering.

Projektet understreger vigtigheden af ​​co-creation, det vil sige fælles design, og tilbyder en platform for samarbejde, der ikke kun sigter på synlighed og procesoptimering, men også har til formål at fremme en bæredygtig changemaker-kultur. Målet er at opnå en spirituel ændring i holdningen til procesdesign, som skal gøre TU Braunschweig i stand til at udnytte ressourcerne optimalt og skabe et positivt arbejdsmiljø. Yderligere information kan findes på universitetets hjemmeside, som løbende rapporterer om projektets fremdrift.