Απλοποίηση διοικητικών διαδικασιών: Έτσι φέρνει επανάσταση το TU Braunschweig!

Απλοποίηση διοικητικών διαδικασιών: Έτσι φέρνει επανάσταση το TU Braunschweig!

Το έργο «Luggage Light» στο Τεχνικό Πανεπιστήμιο του Braunschweig στοχεύει να διευκολύνει τις εσωτερικές διαδικασίες του πανεπιστημίου. Υπό την ηγεσία του Dietmar Smyrek, Αντιπροέδρου Ανθρώπινου Δυναμικού, Οικονομικών και Πανεπιστημιακών Κατασκευών, το έργο ξεκίνησε τον Μάιο του 2023 με μια διεπιστημονική ομάδα περίπου 50 υπαλλήλων από διάφορους τομείς όπως η διοίκηση, η επιστήμη και η διαχείριση της επιστήμης. Η κύρια εστίαση είναι στην απλούστευση των διοικητικών διαδικασιών προκειμένου να μεταμορφωθεί ο πανεπιστημιακός οργανισμός με τρόπο προσανατολισμένο στο μέλλον.

Η πρωτοβουλία είναι σύμφωνη με τους στρατηγικούς στόχους του Προεδρείου και υποστηρίζεται από το Υπουργείο Επιστημών και Πολιτισμού της Κάτω Σαξονίας. Το έργο έχει σχεδιαστεί ως ένα έργο μετασχηματισμού έξι εβδομάδων που εστιάζει στο ομαδικό πνεύμα και το άνοιγμα στην αλλαγή. Ως μέρος της πρώτης φάσης, «Κατανόηση & Ταξινόμηση», οι ομάδες αναλύουν τις εσωτερικές διαδικασίες από την οπτική γωνία του χρήστη. Είναι σημαντικό να γίνουν ορατές οι ανάγκες και να εντοπιστούν ευκαιρίες για βελτίωση.

Οι μορφές διαδραστικής συμμετοχής προωθούν τον διάλογο

Προκειμένου να καταστεί δυνατή μια γόνιμη ανταλλαγή μεταξύ των διάφορων παραγόντων, χρησιμοποιούνται διαδραστικές μορφές, όπως οι λεγόμενοι «περιπάτοι σκοπιμότητας» με τον Dietmar Smyrek. Αυτά αποσκοπούν στην ενίσχυση της συνεργασίας και στη στήριξη του διαλόγου. Ο συντονισμός του έργου βρίσκεται στα χέρια της Δρ. Madita Olvermann και της Sarah Zerwas M. A., οι οποίες είναι επίσης οι συντονιστές της διαδικασίας και υποστηρίζουν τις ομάδες κατά τις διάφορες φάσεις.

Το έργο περιλαμβάνει εννέα ομάδες, καθεμία από τις οποίες προσδιορίζει ξεχωριστά και αντιμετωπίζει προκλήσεις. Για παράδειγμα, η ομάδα «Δημιουργικές, ψηφιακές ενδιάμεσες λύσεις» είναι αφοσιωμένη στο να κάνει ορατά τα ψηφιακά εργαλεία και να τα χρησιμοποιεί ρεαλιστικά. Μια άλλη ομάδα, η «New Work», ασχολείται με το σχεδιασμό χώρων για την προώθηση νέων μορφών εργασίας. Μια άλλη εστίαση είναι η ομάδα «Υποστήριξη όχι έλεγχος», η οποία στοχεύει στη δημιουργία ενός υποστηρικτικού περιβάλλοντος για την προώθηση του διαλόγου.

Από την ανάλυση στην υλοποίηση

Με σαφή στόχο, το έργο επιδιώκει την ανάπτυξη συγκεκριμένων λύσεων για τη βελτίωση των διαδικασιών στην καθημερινή πανεπιστημιακή ζωή. Το επόμενο στάδιο, «Μάθηση και Σχεδιασμός», λαμβάνει χώρα μετά τις καλοκαιρινές διακοπές. Οι ιδέες που θα συγκεντρωθούν θα συγκεντρωθούν, θα αξιολογηθούν και θα μετατραπούν σε πρωτότυπα, τα οποία στη συνέχεια θα παρουσιαστούν σε μια ενδιάμεση εκδήλωση στα μέσα Οκτωβρίου. Ολόκληρο το έργο διαρκεί μέχρι τον Δεκέμβριο του 2025 και περιγράφεται ως μια «αποστολή» για την επαναξιολόγηση γνωστών διαδικασιών, όπως αναθεωρήσεις συμβάσεων και προσλήψεις προσωπικού.

Το έργο υπογραμμίζει τη σημασία της συν-δημιουργίας, δηλαδή του κοινού σχεδιασμού, και προσφέρει μια πλατφόρμα για συνεργασία που όχι μόνο στοχεύει στην προβολή και τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας, αλλά στοχεύει επίσης στην προώθηση μιας βιώσιμης κουλτούρας αλλαγών. Ο στόχος είναι να επιτευχθεί μια πνευματική αλλαγή στη στάση απέναντι στο σχεδιασμό της διαδικασίας, η οποία θα επιτρέψει στο TU Braunschweig να κάνει τη βέλτιστη χρήση των πόρων και να δημιουργήσει ένα θετικό εργασιακό περιβάλλον. Περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να βρείτε στον ιστότοπο του πανεπιστημίου, ο οποίος αναφέρει τακτικά την πρόοδο του έργου.