Haldusprotsesside lihtsustamine: nii teeb Braunschweigi TLÜ pöörde!

Haldusprotsesside lihtsustamine: nii teeb Braunschweigi TLÜ pöörde!

Braunschweigi Tehnikaülikooli projekti "Pagasivalgustus" eesmärk on muuta ülikooli sisemised protsessid lihtsamaks. Personali-, rahanduse ja ülikoolide ehituse asepresidendi Dietmar Smyreki juhtimisel sai projekt alguse 2023. aasta mais interdistsiplinaarse meeskonnaga, mis koosneb ligikaudu 50 töötajast erinevatest valdkondadest, nagu haldus, teadus ja teadusjuhtimine. Põhitähelepanu on suunatud haldusprotsesside lihtsustamisele, et muuta ülikooli organisatsioon tulevikku suunatud viisil.

Algatus on kooskõlas presiidiumi strateegiliste eesmärkidega ning seda toetab Alam-Saksimaa teadus- ja kultuuriministeerium. Projekt on kavandatud kuuenädalase transformatsiooniprojektina, mis keskendub meeskonnavaimule ja muutustele avalikkusele. Esimese etapi "Mõistmine ja klassifitseerimine" raames analüüsivad meeskonnad sisemisi protsesse kasutaja vaatenurgast. Oluline on vajadused nähtavaks teha ja parendusvõimaluste väljaselgitamine.

Interaktiivsed osalusformaadid soodustavad dialoogi

Erinevate osalejate vahelise viljaka vahetuse võimaldamiseks kasutatakse interaktiivseid formaate, nagu nn teostatavuskõnnid Dietmar Smyrekiga. Nende eesmärk on tugevdada koostööd ja toetada dialoogi. Projekti koordineerimine on dr Madita Olvermanni ja Sarah Zerwas M. A. kätes, kes on ka protsessi läbiviijad ja toetavad meeskondi erinevatel etappidel.

Projekt hõlmab üheksat meeskonda, kellest igaüks individuaalselt tuvastab ja lahendab väljakutseid. Näiteks “Creative, digital interim solutions” meeskond on pühendunud digitaalsete tööriistade nähtavaks tegemisele ja nende pragmaatilisele kasutamisele. Teine meeskond "New Work" tegeleb ruumide kujundamisega, et edendada uusi töövorme. Teine tähelepanu on suunatud meeskonnale "Toeta, mitte kontrolli", mille eesmärk on luua toetav keskkond dialoogi edendamiseks.

Analüüsist teostuseni

Selge eesmärgiga projekt tegeleb konkreetsete lahenduste väljatöötamisega ülikooli igapäevaelu protsesside parandamiseks. Järgmine etapp “Õppimine ja kujundamine” toimub pärast suvevaheaega. Kogutud ideed koondatakse, hinnatakse ja konverteeritakse prototüüpideks, mida seejärel oktoobri keskel toimuval vaheüritusel esitletakse. Kogu projekt kestab 2025. aasta detsembrini ja seda kirjeldatakse kui "ekspeditsiooni", mille eesmärk on ümber hinnata tuttavad protsessid, nagu lepingute läbivaatamine ja personali värbamine.

Projekt rõhutab ühisloome ehk ühisdisaini olulisust ning pakub platvormi koostööks, mille eesmärgiks ei ole mitte ainult nähtavus ja protsesside optimeerimine, vaid eesmärk on edendada ka jätkusuutlikku muutuste tegija kultuuri. Eesmärk on saavutada vaimne muutus suhtumises protsesside kujundamisse, mis peaks võimaldama Braunschweigi TLÜ-l ressursse optimaalselt kasutada ja luua positiivse töökeskkonna. Lisainfot leiab ülikooli kodulehelt, kus antakse regulaarselt aru projekti edenemisest.