Hallinnollisten prosessien yksinkertaistaminen: Näin TU Braunschweig mullistaa!

Hallinnollisten prosessien yksinkertaistaminen: Näin TU Braunschweig mullistaa!

Braunschweigin teknillisen yliopiston "Luggage Light" -projekti pyrkii helpottamaan yliopiston sisäisiä prosesseja. Henkilöstö-, talous- ja yliopistorakentamisen johtajan Dietmar Smyrekin johdolla projekti käynnistyi toukokuussa 2023 noin 50 työntekijän poikkitieteellisellä tiimillä eri aloilta, kuten hallinnosta, tieteestä ja tiedejohtamisesta. Pääpaino on hallinnollisten prosessien yksinkertaistamisessa yliopiston organisaation muuttamiseksi tulevaisuuteen suuntautuvalla tavalla.

Aloite on puheenjohtajiston strategisten tavoitteiden mukainen, ja sitä tukee Ala-Saksin tiede- ja kulttuuriministeriö. Projekti on suunniteltu kuuden viikon muutosprojektiksi, joka keskittyy tiimihenkeen ja avoimuuteen muutokselle. Osana ensimmäistä vaihetta, "Ymmärtäminen ja luokittelu", tiimit analysoivat sisäisiä prosesseja käyttäjän näkökulmasta. On tärkeää tehdä tarpeet näkyväksi ja tunnistaa parannusmahdollisuudet.

Interaktiiviset osallistumismuodot edistävät dialogia

Hedelmällisen vaihdon mahdollistamiseksi eri toimijoiden välillä käytetään interaktiivisia formaatteja, kuten niin sanottuja "toteutettavuuskävelyjä" Dietmar Smyrekin kanssa. Näillä on tarkoitus vahvistaa yhteistyötä ja tukea vuoropuhelua. Projektin koordinoinnista vastaavat tohtori Madita Olvermann ja Sarah Zerwas M. A., jotka ovat myös prosessin fasilitaattoreita ja tukevat tiimejä eri vaiheissa.

Projektissa on yhdeksän tiimiä, joista jokainen tunnistaa ja käsittelee haasteita yksilöllisesti. Esimerkiksi ”Luovat, digitaaliset väliratkaisut” -tiimi on omistautunut tekemään digitaalisia työkaluja näkyviksi ja käyttämään niitä pragmaattisesti. Toinen tiimi, ”New Work”, käsittelee tilojen suunnittelua edistääkseen uusia työmuotoja. Toinen painopiste on "Support not Control" -tiimissä, jonka tavoitteena on luoda kannustava ympäristö vuoropuhelun edistämiseksi.

Analyysista toteutukseen

Hankkeessa pyritään selkeällä tavoitteella kehittämään konkreettisia ratkaisuja yliopiston arjen prosessien parantamiseksi. Seuraava vaihe, "Oppiminen ja suunnittelu", tapahtuu kesätauon jälkeen. Kerätyt ideat kootaan yhteen, arvioidaan ja muunnetaan prototyypeiksi, jotka sitten esitellään välitilaisuudessa lokakuun puolivälissä. Koko projekti kestää joulukuuhun 2025 asti, ja sitä kuvaillaan "tutkimusmatkaksi", jolla arvioidaan uudelleen tuttuja prosesseja, kuten sopimusten tarkastuksia ja henkilöstön rekrytointia.

Hanke korostaa yhteisluomisen eli yhteisen suunnittelun merkitystä ja tarjoaa alustan yhteistyölle, joka tähtää näkyvyyden ja prosessien optimoinnin lisäksi myös kestävän muutoksentekijäkulttuurin edistämiseen. Tavoitteena on saada aikaan henkinen muutos asenteessa prosessisuunnitteluun, jonka avulla Braunschweigin TU pystyy hyödyntämään resursseja optimaalisesti ja luomaan positiivisen työympäristön. Lisätietoja löytyy yliopiston verkkosivuilta, jotka raportoivat säännöllisesti hankkeen etenemisestä.