Az adminisztratív folyamatok egyszerűsítése: Így forradalmasít a Braunschweig TU!

Az adminisztratív folyamatok egyszerűsítése: Így forradalmasít a Braunschweig TU!

A Braunschweigi Műszaki Egyetem „Luggage Light” projektje az egyetem belső folyamatainak megkönnyítését célozza. Dietmar Smyrek, az emberi erőforrásokért, pénzügyekért és egyetemi építésért felelős alelnök vezetése alatt a projekt 2023 májusában indult egy körülbelül 50 alkalmazottból álló interdiszciplináris csapattal, különböző területekről, mint például az adminisztráció, a tudomány és a tudományos menedzsment. A fő hangsúly az adminisztrációs folyamatok egyszerűsítésén van az egyetemi szervezet jövőorientált átalakítása érdekében.

A kezdeményezés összhangban van az Elnökség stratégiai céljaival, és az Alsó-Szászországi Tudományos és Kulturális Minisztérium támogatja. A projekt egy hathetes átalakulási projektnek készült, amely a csapatszellemre és a változásra való nyitottságra összpontosít. Az első fázis, a „Megértés és osztályozás” részeként a csapatok a belső folyamatokat a felhasználó szemszögéből elemzik. Fontos az igények láthatóvá tétele és a fejlesztési lehetőségek azonosítása.

Az interaktív részvételi formák elősegítik a párbeszédet

A különböző szereplők közötti gyümölcsöző eszmecsere érdekében interaktív formátumokat használnak, mint például az úgynevezett „megvalósíthatósági sétákat” Dietmar Smyrekkel. Ezek célja az együttműködés erősítése és a párbeszéd támogatása. A projekt koordinálása Dr. Madita Olvermann és Sarah Zerwas M. A. kezében van, akik egyben a folyamat facilitátorai és támogatják a csapatokat a különböző fázisokban.

A projekt kilenc csapatot foglal magában, amelyek mindegyike egyénileg azonosítja és kezeli a kihívásokat. Például a „Kreatív, digitális interim megoldások” csapat elkötelezett a digitális eszközök láthatóvá tétele és pragmatikus felhasználása mellett. Egy másik csapat, az „Új munka” terek tervezésével foglalkozik az új munkaformák népszerűsítése érdekében. Egy másik hangsúly a „Support not Control” csapaton van, amelynek célja támogató környezet kialakítása a párbeszéd előmozdítása érdekében.

Az elemzéstől a megvalósításig

A projekt világos céllal konkrét megoldások kidolgozására törekszik a mindennapi egyetemi élet folyamatainak javítására. A következő szakasz, a „Tanulás és tervezés” a nyári szünet után zajlik. Az összegyűjtött ötleteket összegyűjtik, kiértékelik és prototípusokká alakítják, amelyeket aztán október közepén egy átmeneti rendezvényen mutatnak be. A teljes projekt 2025 decemberéig tart, és „expedíciónak” nevezik, amelynek célja az ismert folyamatok, például a szerződések felülvizsgálata és a személyzet toborzása újraértékelése.

A projekt a közös alkotás, azaz a közös tervezés fontosságát hangsúlyozza, és olyan együttműködési platformot kínál, amely nemcsak a láthatóságot és a folyamatok optimalizálását célozza, hanem a fenntartható változáscsökkentő kultúra előmozdítását is. A cél a folyamattervezéshez való hozzáállás spirituális változásának elérése, aminek lehetővé kell tennie a Braunschweigi TU számára az erőforrások optimális felhasználását és pozitív munkakörnyezet kialakítását. További információk az egyetem honlapján találhatók, amely rendszeresen beszámol a projekt előrehaladásáról.