Semplificare i processi amministrativi: ecco come rivoluziona la TU Braunschweig!

Semplificare i processi amministrativi: ecco come rivoluziona la TU Braunschweig!

Il progetto “Luggage Light” presso l’Università Tecnica di Braunschweig mira a semplificare i processi interni dell’università. Sotto la guida di Dietmar Smyrek, vicepresidente per le risorse umane, le finanze e l'edilizia universitaria, il progetto è iniziato nel maggio 2023 con un team interdisciplinare di circa 50 dipendenti provenienti da diversi settori quali amministrazione, scienza e gestione scientifica. L'obiettivo principale è la semplificazione dei processi amministrativi al fine di trasformare l'organizzazione universitaria in modo orientato al futuro.

L'iniziativa è in linea con gli obiettivi strategici del Presidio ed è sostenuta dal Ministero della Scienza e della Cultura della Bassa Sassonia. Il progetto è concepito come un progetto di trasformazione di sei settimane incentrato sullo spirito di squadra e sull'apertura al cambiamento. Nella prima fase “Comprensione e classificazione” i team analizzano i processi interni dal punto di vista dell’utente. È importante rendere visibili le esigenze e identificare le opportunità di miglioramento.

I formati di partecipazione interattivi promuovono il dialogo

Per consentire uno scambio fruttuoso tra i diversi attori, vengono utilizzati formati interattivi, come le cosiddette “percorsi di fattibilità” con Dietmar Smyrek. Questi hanno lo scopo di rafforzare la cooperazione e sostenere il dialogo. Il coordinamento del progetto è nelle mani della Dott.ssa Madita Olvermann e Sarah Zerwas M. A., che sono anche facilitatrici del processo e supportano i team durante le diverse fasi.

Il progetto comprende nove team, ognuno dei quali identifica e affronta individualmente le sfide. Ad esempio, il team “Soluzioni temporanee creative e digitali” si impegna a rendere visibili gli strumenti digitali e a utilizzarli in modo pragmatico. Un altro team, “New Work”, si occupa della progettazione di spazi per promuovere nuove forme di lavoro. Un altro focus è sul team “Support not Control”, che mira a creare un ambiente di supporto per promuovere il dialogo.

Dall'analisi alla realizzazione

Con un obiettivo chiaro, il progetto persegue lo sviluppo di soluzioni concrete per migliorare i processi nella vita universitaria quotidiana. La fase successiva, “Apprendimento e progettazione”, si svolge dopo la pausa estiva. Le idee raccolte verranno riunite, valutate e trasformate in prototipi, che verranno poi presentati in un evento intermedio a metà ottobre. L’intero progetto durerà fino a dicembre 2025 ed è descritto come una “spedizione” per rivalutare processi familiari come la revisione dei contratti e il reclutamento del personale.

Il progetto sottolinea l’importanza della co-creazione, ovvero della progettazione congiunta, e offre una piattaforma di collaborazione che non mira solo alla visibilità e all’ottimizzazione dei processi, ma mira anche a promuovere una cultura sostenibile del cambiamento. L'obiettivo è quello di ottenere un cambiamento spirituale nell'atteggiamento nei confronti della progettazione dei processi, che dovrebbe consentire alla TU Braunschweig di utilizzare in modo ottimale le risorse e creare un ambiente di lavoro positivo. Ulteriori informazioni possono essere trovate sul sito web dell'università, che riporta regolarmente lo stato di avanzamento del progetto.