Forenkling av administrative prosesser: Slik revolusjonerer TU Braunschweig!

Forenkling av administrative prosesser: Slik revolusjonerer TU Braunschweig!

«Luggage Light»-prosjektet ved det tekniske universitetet i Braunschweig har som mål å gjøre universitetets interne prosesser enklere. Under ledelse av Dietmar Smyrek, visepresident for Human Resources, Finance and University Construction, startet prosjektet i mai 2023 med et tverrfaglig team på rundt 50 ansatte fra ulike områder som administrasjon, vitenskap og vitenskapsledelse. Hovedfokus er å forenkle administrative prosesser for å transformere universitetsorganisasjonen på en fremtidsrettet måte.

Initiativet er i tråd med de strategiske målene til presidiet og støttes av Niedersachsen for vitenskaps- og kulturdepartementet. Prosjektet er utformet som et seks ukers transformasjonsprosjekt som fokuserer på lagånd og åpenhet for endring. Som en del av den første fasen, «Forstå og klassifisere», analyserer teamene de interne prosessene fra brukerens perspektiv. Det er viktig å synliggjøre behov og identifisere forbedringsmuligheter.

Interaktive deltakelsesformater fremmer dialog

For å muliggjøre en fruktbar utveksling mellom de ulike aktørene, benyttes interaktive formater, som de såkalte «feasibility walks» med Dietmar Smyrek. Disse skal styrke samarbeidet og støtte dialogen. Prosjektkoordineringen er i hendene på Dr. Madita Olvermann og Sarah Zerwas M. A., som også er prosessformidlere og støtter teamene i de ulike fasene.

Prosjektet omfatter ni team, som hver for seg identifiserer og adresserer utfordringer. For eksempel er teamet "Kreative, digitale interimløsninger" dedikert til å synliggjøre digitale verktøy og bruke dem pragmatisk. Et annet team, «New Work», tar for seg utformingen av rom for å fremme nye arbeidsformer. Et annet fokus er på «Support not Control»-teamet, som har som mål å skape et støttende miljø for å fremme dialog.

Fra analyse til implementering

Prosjektet driver med en klar målsetting utvikling av konkrete løsninger for å forbedre prosesser i universitetshverdagen. Neste trinn, "Learning and Designing", finner sted etter sommerferien. Ideene som samles inn vil bli samlet, evaluert og konvertert til prototyper, som deretter presenteres på et midlertidig arrangement i midten av oktober. Hele prosjektet varer frem til desember 2025 og beskrives som en «ekspedisjon» for å revurdere kjente prosesser som kontraktsgjennomgang og personellrekruttering.

Prosjektet understreker viktigheten av co-creation, det vil si felles design, og tilbyr en plattform for samarbeid som ikke bare tar sikte på synlighet og prosessoptimalisering, men også har som mål å fremme en bærekraftig changemaker-kultur. Målet er å oppnå en åndelig endring i holdningen til prosessdesign, som skal gjøre TU Braunschweig i stand til å utnytte ressursene optimalt og skape et positivt arbeidsmiljø. Ytterligere informasjon finnes på universitetets hjemmeside, som jevnlig rapporterer om fremdriften i prosjektet.