Uproszczenie procesów administracyjnych: Tak rewolucjonizuje TU Braunschweig!

Uproszczenie procesów administracyjnych: Tak rewolucjonizuje TU Braunschweig!

Projekt „Luggage Light” na Politechnice w Brunszwiku ma na celu ułatwienie wewnętrznych procesów uniwersytetu. Projekt pod przewodnictwem Dietmara Smyrka, Wiceprezesa ds. Zasobów Ludzkich, Finansów i Budownictwa Uczelni rozpoczął się w maju 2023 roku z interdyscyplinarnym zespołem liczącym około 50 pracowników z różnych obszarów, takich jak administracja, nauka i zarządzanie nauką. Główny nacisk położony jest na uproszczenie procesów administracyjnych, aby przekształcić organizację uniwersytetu w sposób zorientowany na przyszłość.

Inicjatywa wpisuje się w cele strategiczne Prezydium i wspierana jest przez Ministerstwo Nauki i Kultury Dolnej Saksonii. Projekt został zaprojektowany jako sześciotygodniowy projekt transformacyjny, który koncentruje się na duchu zespołowym i otwartości na zmiany. W ramach pierwszej fazy „Zrozumienie i klasyfikacja” zespoły analizują procesy wewnętrzne z perspektywy użytkownika. Ważne jest, aby uwidocznić potrzeby i zidentyfikować możliwości poprawy.

Interaktywne formaty uczestnictwa promują dialog

Aby umożliwić owocną wymianę pomiędzy różnymi aktorami, wykorzystywane są interaktywne formaty, takie jak tzw. „spacery o wykonalności” z Dietmarem Smyrkiem. Mają one na celu wzmocnienie współpracy i wspieranie dialogu. Koordynacją projektu zajmują się dr Madita Olvermann i mgr Sarah Zerwas, które są także koordynatorami procesu i wspierają zespoły na różnych etapach.

W projekcie uczestniczy dziewięć zespołów, z których każdy indywidualnie identyfikuje i podejmuje wyzwania. Na przykład zespół „Kreatywne, cyfrowe rozwiązania tymczasowe” zajmuje się uwidocznieniem narzędzi cyfrowych i pragmatycznym ich wykorzystaniem. Kolejny zespół „New Work” zajmuje się projektowaniem przestrzeni promujących nowe formy pracy. Kolejny nacisk położony jest na zespół „Wspieraj, a nie kontroluj”, którego celem jest stworzenie wspierającego środowiska w celu promowania dialogu.

Od analizy do wdrożenia

Mając jasny cel, projekt dąży do opracowania konkretnych rozwiązań usprawniających procesy w codziennym życiu uniwersyteckim. Kolejny etap „Nauka i projektowanie” odbywa się po przerwie wakacyjnej. Zebrane pomysły zostaną zebrane, ocenione i przekształcone w prototypy, które następnie zostaną zaprezentowane podczas tymczasowego wydarzenia w połowie października. Cały projekt potrwa do grudnia 2025 roku i jest określany jako „wyprawa” mająca na celu ponowną ocenę znanych procesów, takich jak przeglądy umów i rekrutacja personelu.

Projekt podkreśla znaczenie współtworzenia, tj. wspólnego projektowania, i oferuje platformę współpracy, która ma na celu nie tylko widoczność i optymalizację procesów, ale także ma na celu promowanie kultury zrównoważonego twórców zmian. Celem jest osiągnięcie duchowej zmiany w podejściu do projektowania procesów, która powinna umożliwić TU Braunschweig optymalne wykorzystanie zasobów i stworzenie pozytywnego środowiska pracy. Więcej informacji można znaleźć na stronie internetowej uniwersytetu, który regularnie informuje o postępie projektu.