Simplificando processos administrativos: é assim que a TU Braunschweig está revolucionando!

Simplificando processos administrativos: é assim que a TU Braunschweig está revolucionando!

O projeto “Luggage Light” da Universidade Técnica de Braunschweig visa facilitar os processos internos da universidade. Sob a liderança de Dietmar Smyrek, Vice-Presidente de Recursos Humanos, Finanças e Construção Universitária, o projeto teve início em maio de 2023 com uma equipe interdisciplinar de cerca de 50 colaboradores de diversas áreas como administração, ciência e gestão científica. O foco principal está na simplificação dos processos administrativos, a fim de transformar a organização universitária de uma forma orientada para o futuro.

A iniciativa está alinhada com os objetivos estratégicos do Presidium e é apoiada pelo Ministério da Ciência e Cultura da Baixa Saxónia. O projeto foi concebido como um projeto de transformação de seis semanas que se concentra no espírito de equipe e na abertura à mudança. Na primeira fase, “Compreender e Classificar”, as equipes analisam os processos internos na perspectiva do usuário. É importante tornar as necessidades visíveis e identificar oportunidades de melhoria.

Formatos de participação interativos promovem o diálogo

Para permitir um intercâmbio frutífero entre os vários intervenientes, são utilizados formatos interativos, como as chamadas “caminhadas de viabilidade” com Dietmar Smyrek. Estas destinam-se a reforçar a cooperação e apoiar o diálogo. A coordenação do projeto está a cargo da Dra. Madita Olvermann e Sarah Zerwas M. A., que também são facilitadoras do processo e apoiam as equipes nas diferentes fases.

O projeto inclui nove equipes, cada uma das quais identifica e aborda desafios individualmente. Por exemplo, a equipa “Soluções provisórias digitais criativas” dedica-se a tornar as ferramentas digitais visíveis e a utilizá-las de forma pragmática. Outra equipa, “New Work”, trata da concepção de espaços para promover novas formas de trabalho. Outro foco está na equipe “Apoio, não Controle”, que visa criar um ambiente de apoio para promover o diálogo.

Da análise à implementação

Com um objetivo claro, o projeto busca o desenvolvimento de soluções concretas para melhorar os processos do cotidiano universitário. A próxima etapa, “Aprendizagem e Design”, acontece após as férias de verão. As ideias recolhidas serão reunidas, avaliadas e convertidas em protótipos, que serão posteriormente apresentados num evento provisório em meados de outubro. Todo o projeto vai até dezembro de 2025 e é descrito como uma “expedição” para reavaliar processos familiares, como análises de contratos e recrutamento de pessoal.

O projeto enfatiza a importância da cocriação, ou seja, do design conjunto, e oferece uma plataforma de colaboração que não só visa a visibilidade e a otimização de processos, mas também visa promover uma cultura de mudança sustentável. O objetivo é alcançar uma mudança espiritual na atitude em relação ao design de processos, o que deverá permitir à TU Braunschweig fazer uso otimizado dos recursos e criar um ambiente de trabalho positivo. Mais informações podem ser encontradas no site da universidade, que informa regularmente sobre o andamento do projeto.