Simplificarea proceselor administrative: Așa revoluționează TU Braunschweig!

Simplificarea proceselor administrative: Așa revoluționează TU Braunschweig!

Proiectul „Luggage Light” de la Universitatea Tehnică din Braunschweig își propune să ușureze procesele interne ale universității. Sub conducerea lui Dietmar Smyrek, Vicepreședinte pentru Resurse Umane, Finanțe și Construcții Universitare, proiectul a început în mai 2023 cu o echipă interdisciplinară de aproximativ 50 de angajați din diverse domenii precum administrație, știință și management științific. Accentul principal este pe simplificarea proceselor administrative pentru a transforma organizarea universității într-o manieră orientată spre viitor.

Inițiativa este în conformitate cu obiectivele strategice ale Prezidiului și este susținută de Ministerul Științei și Culturii din Saxonia Inferioară. Proiectul este conceput ca un proiect de transformare de șase săptămâni care se concentrează pe spiritul de echipă și deschiderea către schimbare. Ca parte a primei faze, „Înțelegerea și clasificarea”, echipele analizează procesele interne din perspectiva utilizatorului. Este important să facem vizibile nevoile și să identificăm oportunități de îmbunătățire.

Formatele interactive de participare promovează dialogul

Pentru a permite un schimb fructuos între diverșii actori, sunt utilizate formate interactive, precum așa-numitele „plimbări de fezabilitate” cu Dietmar Smyrek. Acestea sunt menite să consolideze cooperarea și să susțină dialogul. Coordonarea proiectului este în mâinile dr. Madita Olvermann și Sarah Zerwas M. A., care sunt, de asemenea, facilitatorii procesului și sprijină echipele în diferitele faze.

Proiectul include nouă echipe, fiecare dintre ele identifică și abordează individual provocările. De exemplu, echipa „Soluții creative, digitale interimare” este dedicată să facă vizibile instrumentele digitale și să le utilizeze pragmatic. O altă echipă, „New Work”, se ocupă de proiectarea spațiilor pentru a promova noi forme de lucru. Un alt accent este pus pe echipa „Sprijin nu control”, care își propune să creeze un mediu de sprijin pentru a promova dialogul.

De la analiză la implementare

Cu un obiectiv clar, proiectul urmărește dezvoltarea de soluții concrete pentru îmbunătățirea proceselor din viața de zi cu zi universitară. Următoarea etapă, „Învățare și proiectare”, are loc după vacanța de vară. Ideile colectate vor fi reunite, evaluate și convertite în prototipuri, care vor fi apoi prezentate la un eveniment interimar la jumătatea lunii octombrie. Întregul proiect se desfășoară până în decembrie 2025 și este descris ca o „expediție” pentru reevaluarea proceselor familiare, cum ar fi revizuirea contractelor și recrutarea de personal.

Proiectul subliniază importanța co-creării, adică proiectarea comună, și oferă o platformă de colaborare care nu vizează doar vizibilitatea și optimizarea proceselor, ci și promovarea unei culturi sustenabile a factorilor de schimbare. Scopul este de a realiza o schimbare spirituală a atitudinii față de proiectarea proceselor, care ar trebui să permită TU Braunschweig să utilizeze în mod optim resursele și să creeze un mediu de lucru pozitiv. Mai multe informații pot fi găsite pe site-ul universității, care raportează în mod regulat despre progresul proiectului.