Zjednodušenie administratívnych procesov: Toto je spôsob, akým TU Braunschweig prináša revolúciu!

Zjednodušenie administratívnych procesov: Toto je spôsob, akým TU Braunschweig prináša revolúciu!

Projekt „Luggage Light“ na Technickej univerzite v Braunschweigu má za cieľ uľahčiť interné procesy univerzity. Pod vedením Dietmara Smyreka, viceprezidenta pre ľudské zdroje, financie a výstavbu univerzít, projekt odštartoval v máji 2023 s interdisciplinárnym tímom približne 50 zamestnancov z rôznych oblastí, ako je administratíva, veda a manažment vedy. Hlavný dôraz je kladený na zjednodušenie administratívnych procesov s cieľom transformovať univerzitnú organizáciu spôsobom orientovaným na budúcnosť.

Iniciatíva je v súlade so strategickými cieľmi prezídia a podporuje ju Ministerstvo vedy a kultúry Dolného Saska. Projekt je navrhnutý ako šesťtýždňový transformačný projekt, ktorý sa zameriava na tímového ducha a otvorenosť zmenám. V rámci prvej fázy „Porozumenie a klasifikácia“ tímy analyzujú interné procesy z pohľadu používateľa. Je dôležité zviditeľniť potreby a identifikovať príležitosti na zlepšenie.

Interaktívne formáty účasti podporujú dialóg

Aby sa umožnila plodná výmena medzi rôznymi aktérmi, používajú sa interaktívne formáty, ako sú takzvané „prechádzky uskutočniteľnosti“ s Dietmarom Smyrekom. Tie majú posilniť spoluprácu a podporiť dialóg. Koordinácia projektu je v rukách Dr. Madity Olvermann a Sarah Zerwas M. A., ktoré sú tiež facilitátormi procesu a podporujú tímy počas rôznych fáz.

Projekt zahŕňa deväť tímov, z ktorých každý individuálne identifikuje a rieši výzvy. Napríklad tím „Creative, digital interim solutions“ sa venuje zviditeľňovaniu digitálnych nástrojov a ich pragmatickému využívaniu. Ďalší tím „New Work“ sa zaoberá návrhom priestorov na podporu nových foriem práce. Ďalšie zameranie je na tím „Support not Control“, ktorého cieľom je vytvoriť podporné prostredie na podporu dialógu.

Od analýzy až po implementáciu

S jasným cieľom projekt sleduje vývoj konkrétnych riešení na zlepšenie procesov v každodennom univerzitnom živote. Ďalšia fáza, „Učenie a navrhovanie“, sa uskutoční po letnej prestávke. Zozbierané nápady sa spoja, vyhodnotia a premenia na prototypy, ktoré sa potom predstavia na predbežnom podujatí v polovici októbra. Celý projekt trvá do decembra 2025 a je opísaný ako „expedícia“ na prehodnotenie známych procesov, ako sú kontroly zmlúv a nábor zamestnancov.

Projekt zdôrazňuje dôležitosť spolutvorby, t. j. spoločného dizajnu, a ponúka platformu pre spoluprácu, ktorej cieľom nie je len zviditeľnenie a optimalizácia procesov, ale aj podpora udržateľnej kultúry tvorcu zmien. Cieľom je dosiahnuť duchovnú zmenu v postoji k procesnému dizajnu, ktorá by mala umožniť TU Braunschweig optimálne využívať zdroje a vytvárať pozitívne pracovné prostredie. Ďalšie informácie nájdete na webovej stránke univerzity, ktorá pravidelne informuje o priebehu projektu.