Poenostavitev administrativnih postopkov: tako TU Braunschweig revolucionira!

Poenostavitev administrativnih postopkov: tako TU Braunschweig revolucionira!

Namen projekta »Luggage Light« na Tehnični univerzi v Braunschweigu je olajšati notranje procese univerze. Pod vodstvom Dietmarja Smyreka, podpredsednika za človeške vire, finance in univerzitetno gradnjo, se je projekt začel maja 2023 z interdisciplinarno ekipo približno 50 zaposlenih z različnih področij, kot so uprava, znanost in upravljanje znanosti. Glavni poudarek je na poenostavitvi administrativnih postopkov za preoblikovanje univerzitetne organizacije na način, usmerjen v prihodnost.

Pobuda je v skladu s strateškimi cilji predsedstva in jo podpira Ministrstvo za znanost in kulturo Spodnje Saške. Projekt je zasnovan kot šesttedenski transformacijski projekt, ki se osredotoča na timski duh in odprtost za spremembe. V okviru prve faze, »Razumevanje in razvrščanje«, ekipe analizirajo notranje procese z vidika uporabnika. Pomembno je, da so potrebe vidne in prepoznajo priložnosti za izboljšave.

Interaktivni formati sodelovanja spodbujajo dialog

Da bi omogočili plodno izmenjavo med različnimi akterji, se uporabljajo interaktivni formati, kot so tako imenovani »feasibility walks« z Dietmarjem Smyrekom. Ti so namenjeni krepitvi sodelovanja in podpori dialoga. Koordinacija projekta je v rokah dr. Madite Olvermann in Sarah Zerwas MA, ki sta tudi moderatorki procesa in podpirata ekipe v različnih fazah.

V projekt je vključenih devet timov, od katerih vsak zase identificira in obravnava izzive. Na primer, ekipa »Creative, digital interim solutions« je posvečena temu, da digitalna orodja naredijo vidna in jih pragmatično uporabljajo. Druga ekipa, »New Work«, se ukvarja z oblikovanjem prostorov za spodbujanje novih oblik dela. Drugi poudarek je na ekipi »Podpora, ne nadzor«, katere cilj je ustvariti podporno okolje za spodbujanje dialoga.

Od analize do izvedbe

Projekt z jasnim ciljem zasleduje razvoj konkretnih rešitev za izboljšanje procesov v vsakdanjem univerzitetnem življenju. Naslednja stopnja, »Učenje in oblikovanje«, poteka po poletnih počitnicah. Zbrane zamisli bomo združili, ovrednotili in pretvorili v prototipe, ki bodo nato predstavljeni na vmesnem dogodku sredi oktobra. Celoten projekt traja do decembra 2025 in je opisan kot »ekspedicija« za ponovno oceno znanih procesov, kot so pregledi pogodb in zaposlovanje osebja.

Projekt poudarja pomen soustvarjanja, tj. skupnega oblikovanja, in ponuja platformo za sodelovanje, ki ni usmerjeno le v prepoznavnost in optimizacijo procesov, ampak je namenjeno tudi spodbujanju trajnostne kulture spreminjanja. Cilj je doseči duhovno spremembo v odnosu do načrtovanja procesov, ki naj bi TU Braunschweig omogočila optimalno uporabo virov in ustvarjanje pozitivnega delovnega okolja. Dodatne informacije najdete na spletni strani univerze, ki redno poroča o poteku projekta.