Ψηφιακό μέλλον: Το TUM φέρνει επανάσταση στη διοίκηση με ηλεκτρονικές σφραγίδες!

Ψηφιακό μέλλον: Το TUM φέρνει επανάσταση στη διοίκηση με ηλεκτρονικές σφραγίδες!

Με την εισαγωγή της πλατφόρμας TUM Trust Center, το Τεχνικό Πανεπιστήμιο του Μονάχου (TUM) έκανε ένα σημαντικό βήμα προς τις ψηφιακές διοικητικές διαδικασίες. Αυτές οι ψηφιακές υπηρεσίες είναι πλέον διαθέσιμες σε όλους τους πανεπιστημιακούς υπαλλήλους και φοιτητές. Η πλατφόρμα φέρνει επανάσταση στον τρόπο διαχείρισης επίσημων εγγράφων, όπως πιστοποιητικών πτυχίων και πιστοποιητικών μαθημάτων.

Προηγουμένως, το Γραφείο Αποφοίτησης και τα Ακαδημαϊκά Μητρώα έπρεπε να εκτυπώνουν, να υπογράφουν και να ταχυδρομούν περίπου 7.000 πιστοποιητικά κάθε εξάμηνο. Χάρη στο νέο σύστημα, αυτά τα έγγραφα έχουν πλέον ηλεκτρονική σφραγίδα και είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο. Σύμφωνα με το TUM αναφέρθηκε Η ομάδα έχει ήδη σφραγίσει αυτόματα πάνω από μισό εκατομμύριο έγγραφα και έχει εξοικονομήσει πολλές ώρες εργασίας στη διαδικασία.

Αυξημένη απόδοση και εξοικονόμηση κόστους

Ο στόχος της εισαγωγής της εφαρμογής TUM Trust Center είναι η βελτιστοποίηση και η επιτάχυνση των διοικητικών διαδικασιών. Οι παραδοσιακές διαδικασίες που βασίζονται σε χαρτί περιλάμβαναν πολλαπλά βήματα: εκτύπωση, υπογραφή, διανομή, επαλήθευση και αντιγραφή. Αυτή η προσέγγιση συχνά οδηγούσε σε καθυστερήσεις εβδομάδων, καθώς έπρεπε να ληφθούν πολλές υπογραφές. Η εφαρμογή επιτρέπει στους χρήστες να λαμβάνουν, να επαληθεύουν, να υπογράφουν και να διανέμουν έγγραφα με ασφάλεια και νόμιμα.

Επιπλέον, πολλά σύγχρονα μέτρα ασφαλείας είναι ενσωματωμένα στην πλατφόρμα, συμπεριλαμβανομένου του ελέγχου ταυτότητας βάσει RFID και του ελέγχου ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων. Αυτό εξασφαλίζει ισχυρή προστασία των ευαίσθητων δεδομένων. Όχι μόνο η λύση είναι οικονομικά αποδοτική, αλλά αποφεύγει επίσης την επεξεργασία δεδομένων σε διακομιστές των ΗΠΑ, κάτι που είναι ένα άλλο βασικό πλεονέκτημα.

Νομικό πλαίσιο και εξελίξεις

Οι ηλεκτρονικές υπογραφές έχουν αναπτυχθεί σημαντικά τα τελευταία χρόνια. Το νομικό πλαίσιο και η υποδομή ασφαλείας έχουν δημιουργηθεί σταδιακά για να διευκολυνθεί η χρήση σε διάφορους επιχειρηματικούς τομείς. Ο κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 910/2014, γνωστός ως κανονισμός eIDAS, τέθηκε σε ισχύ το 2014 και εφαρμόζεται πλήρως από την 1η Ιουλίου 2016. Ο κανονισμός αυτός στοχεύει στην τεχνική και νομική εναρμόνιση στον τομέα των ηλεκτρονικών υπογραφών, σφραγίδων και χρονοσήμανσης.

Με τη βοήθεια της στρατηγικής eCard, η ομοσπονδιακή κυβέρνηση προωθεί τον έλεγχο ταυτότητας και τις κατάλληλες ηλεκτρονικές υπογραφές χρησιμοποιώντας κάρτες chip. Με την αυξανόμενη χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών, το ηλεκτρονικό εμπόριο, ιδιαίτερα στην ηλεκτρονική διακυβέρνηση και το ηλεκτρονικό επιχειρείν, θα μπορούσε να προωθηθεί σημαντικά. Τέτοιες εξελίξεις συμβάλλουν στην απόδοση και την ανταγωνιστικότητα καθώς και στον εκσυγχρονισμό της γερμανικής οικονομίας και της δημόσιας διοίκησης.

Ωστόσο, η επιτυχής εισαγωγή αυτών των τεχνολογιών απαιτεί μια διεπιστημονική κατανόηση των νομικών, μαθηματικών και τεχνικών πτυχών. Πληροφορίες σχετικά με το νομικό πλαίσιο για τους τεχνικούς καθώς και την τρέχουσα κατάσταση της τεχνικής έρευνας για δικηγόρους και οικονομολόγους επιχειρήσεων είναι πλέον διαθέσιμες. Σε δημοσίευση του Ομοσπονδιακή Υπηρεσία για την Ασφάλεια Πληροφοριών Παρουσιάζονται παραδείγματα πρακτικών εφαρμογών.