Опростяване на административните процеси: Ето как TU Braunschweig прави революция!

Опростяване на административните процеси: Ето как TU Braunschweig прави революция!

Проектът „Luggage Light“ в Техническия университет в Брауншвайг има за цел да улесни вътрешните процеси в университета. Под ръководството на Дитмар Смирек, вицепрезидент по човешките ресурси, финансите и университетското строителство, проектът стартира през май 2023 г. с интердисциплинарен екип от около 50 служители от различни области като администрация, наука и управление на науката. Основният фокус е върху опростяването на административните процеси, за да се трансформира университетската организация по ориентиран към бъдещето начин.

Инициативата е в съответствие със стратегическите цели на Президиума и е подкрепена от Министерството на науката и културата на Долна Саксония. Проектът е проектиран като шестседмичен проект за трансформация, който се фокусира върху екипния дух и отвореността към промяна. Като част от първата фаза, „Разбиране и класифициране“, екипите анализират вътрешните процеси от гледна точка на потребителя. Важно е нуждите да бъдат видими и да се идентифицират възможности за подобрение.

Интерактивните формати на участие насърчават диалога

За да се даде възможност за ползотворен обмен между различните участници, се използват интерактивни формати, като така наречените „разходки за осъществимост“ с Дитмар Смирек. Те имат за цел да засилят сътрудничеството и да подкрепят диалога. Координацията на проекта е в ръцете на д-р Madita Olvermann и Sarah Zerwas M. A., които също са фасилитатори на процеса и подпомагат екипите по време на различните фази.

Проектът включва девет екипа, всеки от които индивидуално идентифицира и адресира предизвикателствата. Например екипът „Креативни, цифрови временни решения“ е посветен на това да направи цифровите инструменти видими и да ги използва прагматично. Друг екип, “New Work”, се занимава с дизайна на пространства за насърчаване на нови форми на работа. Друг акцент е върху екипа „Подкрепа, а не контрол“, който има за цел да създаде подкрепяща среда за насърчаване на диалога.

От анализ до реализация

С ясна цел проектът преследва разработването на конкретни решения за подобряване на процесите в ежедневието на университета. Следващият етап, „Учене и проектиране“, се провежда след лятната ваканция. Събраните идеи ще бъдат събрани, оценени и превърнати в прототипи, които след това ще бъдат представени на междинно събитие в средата на октомври. Целият проект продължава до декември 2025 г. и е описан като „експедиция“ за преоценка на познати процеси като прегледи на договори и набиране на персонал.

Проектът подчертава значението на съвместното създаване, т.е. съвместното проектиране, и предлага платформа за сътрудничество, която не само има за цел видимост и оптимизация на процесите, но също така има за цел да насърчи устойчива култура на променящия се. Целта е да се постигне духовна промяна в отношението към дизайна на процесите, което трябва да позволи на TU Braunschweig да използва оптимално ресурсите и да създаде положителна работна среда. Допълнителна информация можете да намерите на уебсайта на университета, който редовно докладва за напредъка на проекта.