Zjednodušení administrativních procesů: Tak TU Braunschweig přináší revoluci!

Zjednodušení administrativních procesů: Tak TU Braunschweig přináší revoluci!

Projekt „Luggage Light“ na Technické univerzitě v Braunschweigu má usnadnit vnitřní procesy univerzity. Pod vedením Dietmara Smyreka, viceprezidenta pro lidské zdroje, finance a výstavbu univerzit, projekt odstartoval v květnu 2023 s interdisciplinárním týmem přibližně 50 zaměstnanců z různých oblastí, jako je administrativa, věda a management vědy. Hlavní důraz je kladen na zjednodušení administrativních procesů s cílem transformovat univerzitní organizaci do budoucnosti.

Iniciativa je v souladu se strategickými cíli prezidia a je podporována Ministerstvem vědy a kultury Dolního Saska. Projekt je koncipován jako šestitýdenní transformační projekt, který se zaměřuje na týmového ducha a otevřenost změnám. V rámci první fáze „Porozumění a klasifikace“ týmy analyzují interní procesy z pohledu uživatele. Je důležité zviditelnit potřeby a identifikovat příležitosti ke zlepšení.

Interaktivní formáty účasti podporují dialog

Aby se umožnila plodná výměna mezi různými aktéry, používají se interaktivní formáty, jako jsou takzvané „procházky proveditelností“ s Dietmarem Smyrekem. Ty mají posílit spolupráci a podpořit dialog. Koordinace projektu je v rukou Dr. Madity Olvermann a Sarah Zerwas M. A., které jsou také facilitátory procesu a podporují týmy během různých fází.

Projekt zahrnuje devět týmů, z nichž každý individuálně identifikuje a řeší výzvy. Například tým „Creative, digital interim solutions“ se věnuje zviditelnění digitálních nástrojů a jejich pragmatickému používání. Další tým „New Work“ se zabývá návrhem prostor pro podporu nových forem práce. Další pozornost je věnována týmu „Support not Control“, jehož cílem je vytvořit podpůrné prostředí pro podporu dialogu.

Od analýzy po realizaci

S jasným cílem projekt sleduje vývoj konkrétních řešení pro zlepšení procesů v každodenním univerzitním životě. Další fáze, „Učení a navrhování“, probíhá po letní přestávce. Shromážděné nápady budou shromážděny, vyhodnoceny a převedeny do prototypů, které pak budou prezentovány na prozatímní akci v polovině října. Celý projekt běží do prosince 2025 a je popisován jako „expedice“ k přehodnocení známých procesů, jako je kontrola smluv a nábor zaměstnanců.

Projekt zdůrazňuje důležitost spoluvytváření, tedy společného designu, a nabízí platformu pro spolupráci, která se nezaměřuje pouze na zviditelnění a optimalizaci procesů, ale také na podporu udržitelné kultury tvůrců změn. Cílem je dosáhnout duchovní změny v přístupu k procesnímu designu, která by měla umožnit TU Braunschweig optimálně využívat zdroje a vytvářet pozitivní pracovní prostředí. Další informace naleznete na webu univerzity, který pravidelně informuje o průběhu projektu.