Simplificar los procesos administrativos: ¡Así revoluciona la TU Braunschweig!

Simplificar los procesos administrativos: ¡Así revoluciona la TU Braunschweig!

El proyecto "Luggage Light" de la Universidad Técnica de Braunschweig tiene como objetivo facilitar los procesos internos de la universidad. Bajo el liderazgo de Dietmar Smyrek, vicepresidente de Recursos Humanos, Finanzas y Construcción Universitaria, el proyecto comenzó en mayo de 2023 con un equipo interdisciplinario de alrededor de 50 empleados de diversas áreas, como la administración, la ciencia y la gestión científica. El objetivo principal es simplificar los procesos administrativos para transformar la organización universitaria de manera orientada al futuro.

La iniciativa está en consonancia con los objetivos estratégicos del Presidium y cuenta con el apoyo del Ministerio de Ciencia y Cultura de Baja Sajonia. El proyecto está diseñado como un proyecto de transformación de seis semanas que se centra en el espíritu de equipo y la apertura al cambio. Como parte de la primera fase, “Comprensión y Clasificación”, los equipos analizan los procesos internos desde la perspectiva del usuario. Es importante visibilizar las necesidades e identificar oportunidades de mejora.

Los formatos de participación interactivos promueven el diálogo.

Para permitir un intercambio fructífero entre los distintos actores, se utilizan formatos interactivos, como los llamados "paseos de viabilidad" con Dietmar Smyrek. Su objetivo es fortalecer la cooperación y apoyar el diálogo. La coordinación del proyecto está en manos de la Dra. Madita Olvermann y Sarah Zerwas M. A., quienes también son las facilitadoras del proceso y apoyan a los equipos durante las diferentes fases.

El proyecto incluye nueve equipos, cada uno de los cuales identifica y aborda desafíos individualmente. Por ejemplo, el equipo de “Soluciones provisionales digitales creativas” se dedica a hacer visibles las herramientas digitales y a utilizarlas de forma pragmática. Otro equipo, “New Work”, se ocupa del diseño de espacios para promover nuevas formas de trabajo. Otro foco de atención está en el equipo “Apoyo, no control”, cuyo objetivo es crear un entorno de apoyo para promover el diálogo.

Del análisis a la implementación

Con un objetivo claro, el proyecto persigue el desarrollo de soluciones concretas para mejorar los procesos en el día a día universitario. La siguiente etapa, “Aprender y diseñar”, tiene lugar después de las vacaciones de verano. Las ideas recopiladas se reunirán, evaluarán y convertirán en prototipos, que luego se presentarán en un evento intermedio a mediados de octubre. Todo el proyecto se extenderá hasta diciembre de 2025 y se describe como una “expedición” para reevaluar procesos familiares como las revisiones de contratos y la contratación de personal.

El proyecto enfatiza la importancia de la cocreación, es decir, el diseño conjunto, y ofrece una plataforma de colaboración que no solo apunta a la visibilidad y la optimización de procesos, sino que también apunta a promover una cultura de cambio sostenible. El objetivo es lograr un cambio espiritual en la actitud hacia el diseño de procesos, que debería permitir a la TU Braunschweig hacer un uso óptimo de los recursos y crear un ambiente de trabajo positivo. Se puede encontrar más información en el sitio web de la universidad, que informa periódicamente sobre el progreso del proyecto.