Simplifier les démarches administratives : c'est ainsi que la TU Braunschweig révolutionne !

Simplifier les démarches administratives : c'est ainsi que la TU Braunschweig révolutionne !

Le projet « Luggage Light » de l’Université technique de Braunschweig vise à faciliter les processus internes de l’université. Sous la direction de Dietmar Smyrek, vice-président des ressources humaines, des finances et de la construction universitaire, le projet a démarré en mai 2023 avec une équipe interdisciplinaire d'environ 50 collaborateurs issus de divers domaines tels que l'administration, la science et la gestion scientifique. L'accent principal est mis sur la simplification des processus administratifs afin de transformer l'organisation universitaire de manière tournée vers l'avenir.

L'initiative s'inscrit dans le cadre des objectifs stratégiques du Présidium et est soutenue par le ministère des Sciences et de la Culture de Basse-Saxe. Le projet est conçu comme un projet de transformation de six semaines axé sur l'esprit d'équipe et l'ouverture au changement. Dans le cadre de la première phase « Comprendre & Classifier », les équipes analysent les processus internes du point de vue de l’utilisateur. Il est important de rendre visibles les besoins et d’identifier les opportunités d’amélioration.

Les formats de participation interactifs favorisent le dialogue

Afin de permettre un échange fructueux entre les différents acteurs, des formats interactifs, tels que les « promenades de faisabilité » avec Dietmar Smyrek, sont utilisés. Celles-ci visent à renforcer la coopération et à soutenir le dialogue. La coordination du projet est entre les mains du Dr Madita Olvermann et de Sarah Zerwas M. A., qui sont également les animatrices du processus et soutiennent les équipes lors des différentes phases.

Le projet comprend neuf équipes, dont chacune identifie et aborde individuellement les défis. Par exemple, l’équipe « Solutions d’intérim créatives et numériques » a pour mission de rendre visible les outils numériques et de les utiliser de manière pragmatique. Une autre équipe, « New Work », s'occupe de la conception d'espaces pour promouvoir de nouvelles formes de travail. Un autre accent est mis sur l'équipe « Support not Control », qui vise à créer un environnement favorable pour promouvoir le dialogue.

De l'analyse à la mise en œuvre

Avec un objectif clair, le projet poursuit le développement de solutions concrètes pour améliorer les processus de la vie universitaire quotidienne. La prochaine étape, « Apprendre et concevoir », a lieu après les vacances d'été. Les idées collectées seront rassemblées, évaluées et transformées en prototypes, qui seront ensuite présentés lors d'un événement intermédiaire à la mi-octobre. L’ensemble du projet se déroule jusqu’en décembre 2025 et est décrit comme une « expédition » visant à réévaluer des processus familiers tels que la révision des contrats et le recrutement du personnel.

Le projet met l'accent sur l'importance de la co-création, c'est-à-dire de la conception conjointe, et offre une plateforme de collaboration qui vise non seulement la visibilité et l'optimisation des processus, mais vise également à promouvoir une culture d'acteur de changement durable. L'objectif est de parvenir à un changement spirituel dans l'attitude envers la conception de processus, ce qui devrait permettre à la TU Braunschweig d'utiliser les ressources de manière optimale et de créer un environnement de travail positif. De plus amples informations sont disponibles sur le site Internet de l'université, qui rend régulièrement compte de l'avancement du projet.