Administracinių procesų supaprastinimas: štai kaip Braunšveigo TU sukelia revoliuciją!

Administracinių procesų supaprastinimas: štai kaip Braunšveigo TU sukelia revoliuciją!

Braunšveigo technikos universiteto projektu „Bagažo šviesa“ siekiama palengvinti vidinius universiteto procesus. Vadovaujant Dietmarui Smyrekui, žmogiškųjų išteklių, finansų ir universitetų statybos viceprezidentui, projektas prasidėjo 2023 m. gegužę su tarpdisciplinine komanda, kurią sudaro apie 50 darbuotojų iš įvairių sričių, tokių kaip administracija, mokslas ir mokslo vadyba. Pagrindinis dėmesys skiriamas administracinių procesų supaprastinimui, siekiant pertvarkyti universiteto organizaciją į ateitį orientuotu būdu.

Iniciatyva atitinka strateginius Prezidiumo tikslus, ją remia Žemutinės Saksonijos mokslo ir kultūros ministerija. Projektas sukurtas kaip šešių savaičių transformacijos projektas, kuriame pagrindinis dėmesys skiriamas komandinei dvasiai ir atvirumui pokyčiams. Pirmajame etape „Supratimas ir klasifikavimas“ komandos analizuoja vidinius procesus iš vartotojo perspektyvos. Svarbu, kad poreikiai būtų matomi ir būtų nustatytos tobulinimo galimybės.

Interaktyvūs dalyvavimo formatai skatina dialogą

Siekiant užtikrinti vaisingus mainus tarp įvairių veikėjų, naudojami interaktyvūs formatai, tokie kaip vadinamieji „įmanomumo pasivaikščiojimai“ su Dietmaru Smyreku. Jomis siekiama stiprinti bendradarbiavimą ir palaikyti dialogą. Projektą koordinuoja dr. Madita Olvermann ir Sarah Zerwas M. A., kurios taip pat yra proceso pagalbininkės ir remia komandas įvairiuose etapuose.

Projektą sudaro devynios komandos, kurių kiekviena individualiai identifikuoja ir sprendžia iššūkius. Pavyzdžiui, komanda „Kūrybiški, skaitmeniniai tarpiniai sprendimai“ yra pasišventusi tam, kad skaitmeninės priemonės būtų matomos ir pragmatiškai jas naudotų. Kita komanda „New Work“ užsiima erdvių projektavimu, skatinant naujas darbo formas. Kitas dėmesys skiriamas komandai „Parama, nekontroliuojama“, kurios tikslas – sukurti palankią aplinką dialogui skatinti.

Nuo analizės iki įgyvendinimo

Turėdamas aiškų tikslą, projektu siekiama sukurti konkrečius sprendimus, gerinančius kasdienio universiteto gyvenimo procesus. Kitas etapas „Mokymasis ir projektavimas“ vyksta po vasaros atostogų. Surinktos idėjos bus suburtos, įvertintos ir konvertuojamos į prototipus, kurie vėliau bus pristatyti tarpiniame renginyje spalio viduryje. Visas projektas vykdomas iki 2025 m. gruodžio mėn. ir apibūdinamas kaip „ekspedicija“, skirta iš naujo įvertinti žinomus procesus, tokius kaip sutarčių peržiūra ir personalo įdarbinimas.

Projekte pabrėžiama bendro kūrimo, t. y. bendro dizaino, svarba ir siūloma bendradarbiavimo platforma, kuria siekiama ne tik matyti matomumą ir optimizuoti procesus, bet ir skatinti tvarią pokyčių kūrėjų kultūrą. Siekiama dvasinio požiūrio į proceso projektavimą pokyčio, kuris leistų Braunšveigo TU optimaliai panaudoti išteklius ir sukurti teigiamą darbo aplinką. Daugiau informacijos galima rasti universiteto tinklalapyje, kuriame reguliariai pranešama apie projekto eigą.