Administratīvo procesu vienkāršošana: Lūk, kā TU Braunšveiga rada revolūciju!

Administratīvo procesu vienkāršošana: Lūk, kā TU Braunšveiga rada revolūciju!

Braunšveigas Tehniskās universitātes projekta “Bagažas apgaismojums” mērķis ir atvieglot universitātes iekšējos procesus. Cilvēkresursu, finanšu un universitāšu būvniecības viceprezidenta Dītmāra Smireka vadībā projekts sākās 2023. gada maijā ar aptuveni 50 darbinieku starpdisciplināru komandu no dažādām jomām, piemēram, administrācijas, zinātnes un zinātnes vadības. Galvenā uzmanība tiek pievērsta administratīvo procesu vienkāršošanai, lai pārveidotu universitātes organizāciju tā, lai tā būtu vērsta uz nākotni.

Iniciatīva atbilst Prezidija stratēģiskajiem mērķiem, un to atbalsta Lejassaksijas Zinātnes un kultūras ministrija. Projekts veidots kā sešu nedēļu transformācijas projekts, kas koncentrējas uz komandas garu un atvērtību pārmaiņām. Pirmā posma “Izpratne un klasificēšana” ietvaros komandas analizē iekšējos procesus no lietotāja viedokļa. Ir svarīgi padarīt vajadzības redzamas un apzināt iespējas uzlabojumiem.

Interaktīvie līdzdalības formāti veicina dialogu

Lai nodrošinātu auglīgu apmaiņu starp dažādiem dalībniekiem, tiek izmantoti interaktīvi formāti, piemēram, tā sauktās “iespējamības pastaigas” ar Dītmaru Smireku. To mērķis ir stiprināt sadarbību un atbalstīt dialogu. Projektu koordinē Dr. Madita Olvermann un Sarah Zerwas M. A., kuras ir arī procesa virzītājas un atbalsta komandas dažādos posmos.

Projektā ir iekļautas deviņas komandas, no kurām katra individuāli identificē un risina izaicinājumus. Piemēram, komanda “Creative, digital interim solutions” ir veltīta tam, lai digitālie rīki būtu redzami un tos izmantotu pragmatiski. Cita komanda “New Work” nodarbojas ar telpu dizainu, lai veicinātu jaunas darba formas. Vēl viena uzmanība tiek pievērsta komandai “Atbalsti, nevis kontrolēt”, kuras mērķis ir radīt labvēlīgu vidi dialoga veicināšanai.

No analīzes līdz ieviešanai

Ar skaidru mērķi projekts tiecas izstrādāt konkrētus risinājumus procesu uzlabošanai universitātes ikdienas dzīvē. Nākamais posms “Mācīšanās un projektēšana” notiek pēc vasaras pārtraukuma. Apkopotās idejas tiks apkopotas, novērtētas un pārvērstas prototipos, kas pēc tam tiks prezentēti starpposma pasākumā oktobra vidū. Viss projekts ilgst līdz 2025. gada decembrim, un tas tiek raksturots kā “ekspedīcija”, lai atkārtoti novērtētu pazīstamus procesus, piemēram, līgumu pārskatīšanu un personāla atlasi.

Projekts uzsver kopradīšanas, t.i., kopīga dizaina, nozīmi un piedāvā platformu sadarbībai, kuras mērķis ir ne tikai atpazīstamība un procesu optimizācija, bet arī veicināt ilgtspējīgu pārmaiņu veidotāju kultūru. Mērķis ir panākt garīgas izmaiņas attieksmē pret procesu plānošanu, kas ļautu Braunšveigas TU optimāli izmantot resursus un radīt pozitīvu darba vidi. Sīkāka informācija atrodama augstskolas mājaslapā, kas regulāri ziņo par projekta gaitu.