Administratieve processen vereenvoudigen: zo zorgt de TU Braunschweig voor een revolutie!

Administratieve processen vereenvoudigen: zo zorgt de TU Braunschweig voor een revolutie!

Het project ‘Luggage Light’ van de Technische Universiteit van Braunschweig heeft tot doel de interne processen van de universiteit eenvoudiger te maken. Onder leiding van Dietmar Smyrek, vice-president voor Human Resources, Finance en University Construction, ging het project in mei 2023 van start met een interdisciplinair team van ongeveer 50 medewerkers uit verschillende domeinen zoals administratie, wetenschap en wetenschapsmanagement. De nadruk ligt vooral op het vereenvoudigen van administratieve processen om de universitaire organisatie toekomstgericht te transformeren.

Het initiatief is in lijn met de strategische doelstellingen van het presidium en wordt ondersteund door het Nedersaksische ministerie van Wetenschap en Cultuur. Het project is ontworpen als een transformatieproject van zes weken dat zich richt op teamgeest en openheid voor verandering. Als onderdeel van de eerste fase, ‘Begrijpen & Classificeren’, analyseren de teams de interne processen vanuit het perspectief van de gebruiker. Het is belangrijk om behoeften zichtbaar te maken en mogelijkheden voor verbetering te identificeren.

Interactieve participatievormen bevorderen de dialoog

Om een ​​vruchtbare uitwisseling tussen de verschillende actoren mogelijk te maken, wordt gebruik gemaakt van interactieve formats, zoals de zogenaamde ‘feasibility walk’ met Dietmar Smyrek. Deze zijn bedoeld om de samenwerking te versterken en de dialoog te ondersteunen. De projectcoördinatie is in handen van Dr. Madita Olvermann en Sarah Zerwas M.A., die tevens procesbegeleider zijn en de teams ondersteunen tijdens de verschillende fases.

Het project omvat negen teams, die elk afzonderlijk uitdagingen identificeren en aanpakken. Zo zet het team ‘Creatieve, digitale interimoplossingen’ zich in voor het zichtbaar maken van digitale tools en het pragmatisch inzetten ervan. Een ander team, “Nieuw Werk”, houdt zich bezig met het ontwerp van ruimtes om nieuwe vormen van werk te promoten. Een andere focus ligt op het ‘Support not Control’-team, dat tot doel heeft een ondersteunende omgeving te creëren om de dialoog te bevorderen.

Van analyse tot implementatie

Met een duidelijk doel streeft het project naar de ontwikkeling van concrete oplossingen om processen in het dagelijkse universitaire leven te verbeteren. De volgende fase, ‘Leren en Ontwerpen’, vindt plaats na de zomervakantie. De verzamelde ideeën worden samengebracht, geëvalueerd en omgezet in prototypes, die vervolgens medio oktober op een tussentijds evenement worden gepresenteerd. Het hele project loopt tot december 2025 en wordt beschreven als een ‘expeditie’ om bekende processen zoals contractbeoordelingen en personeelswerving opnieuw te evalueren.

Het project benadrukt het belang van co-creatie, dat wil zeggen gezamenlijk ontwerp, en biedt een platform voor samenwerking dat niet alleen gericht is op zichtbaarheid en procesoptimalisatie, maar ook op het bevorderen van een duurzame changemakercultuur. Het doel is om een ​​spirituele verandering te bewerkstelligen in de houding ten opzichte van procesontwerp, die de TU Braunschweig in staat moet stellen optimaal gebruik te maken van hulpbronnen en een positieve werkomgeving te creëren. Meer informatie is te vinden op de website van de universiteit, waar regelmatig wordt gerapporteerd over de voortgang van het project.