Förenkla administrativa processer: Det är så TU Braunschweig revolutionerar!

Förenkla administrativa processer: Det är så TU Braunschweig revolutionerar!

Projektet "Luggage Light" vid tekniska universitetet i Braunschweig syftar till att göra universitetets interna processer enklare. Under ledning av Dietmar Smyrek, Vice President för Human Resources, Finance and University Construction, startade projektet i maj 2023 med ett tvärvetenskapligt team på cirka 50 anställda från olika områden som administration, vetenskap och vetenskapsledning. Huvudfokus ligger på att förenkla administrativa processer för att omvandla universitetsorganisationen på ett framtidsinriktat sätt.

Initiativet ligger i linje med presidiets strategiska mål och stöds av Niedersachsens vetenskaps- och kulturministerium. Projektet är utformat som ett sexveckors transformationsprojekt som fokuserar på laganda och öppenhet för förändring. Som en del av den första fasen, "Understanding & Classifying", analyserar teamen de interna processerna ur användarens perspektiv. Det är viktigt att synliggöra behov och identifiera förbättringsmöjligheter.

Interaktiva deltagandeformat främjar dialog

För att möjliggöra ett fruktbart utbyte mellan de olika aktörerna används interaktiva format, som de så kallade ”feasibility walks” med Dietmar Smyrek. Dessa syftar till att stärka samarbetet och stödja dialogen. Projektkoordineringen ligger i händerna på Dr Madita Olvermann och Sarah Zerwas M.A., som också är processfacilitatorer och stödjer teamen under de olika faserna.

Projektet omfattar nio team, som var och en individuellt identifierar och tar itu med utmaningar. Till exempel är teamet "Kreativa, digitala interimslösningar" dedikerade till att synliggöra digitala verktyg och använda dem pragmatiskt. Ett annat team, "New Work", sysslar med design av utrymmen för att främja nya arbetsformer. Ett annat fokus ligger på teamet ”Support not Control”, som syftar till att skapa en stödjande miljö för att främja dialog.

Från analys till implementering

Med ett tydligt mål driver projektet utvecklingen av konkreta lösningar för att förbättra processer i universitetsvardagen. Nästa steg, "Learning and Designing", äger rum efter sommaruppehållet. De insamlade idéerna kommer att sammanföras, utvärderas och omvandlas till prototyper, som sedan presenteras vid ett interimsevenemang i mitten av oktober. Hela projektet pågår till december 2025 och beskrivs som en ”expedition” för att omvärdera välbekanta processer som kontraktsgenomgångar och personalrekrytering.

Projektet understryker vikten av co-creation, det vill säga gemensam design, och erbjuder en plattform för samarbete som inte bara syftar till synlighet och processoptimering, utan också syftar till att främja en hållbar changemaker-kultur. Syftet är att uppnå en andlig förändring av attityden till processdesign, vilket ska göra det möjligt för TU Braunschweig att utnyttja resurserna optimalt och skapa en positiv arbetsmiljö. Mer information finns på universitetets hemsida som regelbundet rapporterar om projektets framsteg.